Cómo dimos vida a la presencia digital de Betifest

Las fiestas populares forman parte de la identidad de nuestros pueblos. Son tradición, cultura, encuentros y experiencias compartidas, pero detrás de cada celebración existe también una importante labor de organización.

Cuando comenzamos a trabajar en Betifest, anteriormente TusFiestas, nos encontramos precisamente con ese reto: crear una plataforma capaz de reunir en un mismo espacio todo lo que sucede alrededor de un evento local.

Nuestro objetivo fue desarrollar una solución que facilitase el trabajo de quienes organizan las fiestas, diese visibilidad a los proveedores del sector y, al mismo tiempo, ofreciese a los asistentes una experiencia sencilla para descubrir eventos, comprar entradas y acceder a ellos.

Las necesidades: ¿cómo podíamos simplificar la gestión de las fiestas?

El proyecto partía de una necesidad muy concreta. La organización de unas fiestas locales implica a diferentes perfiles y requiere gestionar numerosos procesos: programación, plazas, entradas, comidas, asistentes, proveedores, pagos y control de acceso.

Ayuntamientos, concejos, peñas, asociaciones y grupos de amigos necesitaban una herramienta que les permitiese centralizar buena parte de estas tareas sin tener que recurrir a diferentes sistemas.

Por otro lado, los proveedores de servicios relacionados con las fiestas necesitaban un espacio donde presentar su oferta y ser encontrados por quienes estaban organizando eventos.

Y para el público, queríamos eliminar fricciones. La persona que acudiese a Betifest debía poder consultar rápidamente qué eventos se celebraban, conocer sus horarios y condiciones, comprar sus entradas y tenerlas disponibles de forma digital.

Por eso, desde La Barba entendimos desde el principio que no estábamos diseñando simplemente una web, sino una plataforma con diferentes experiencias de usuario conectadas entre sí.

El reto fue convertir toda esa complejidad en una herramienta clara, accesible y fácil de utilizar.

La descripción: un ecosistema digital para las fiestas

Para dar respuesta a estas necesidades, desarrollamos Betifest como una WebApp responsive, construida sobre WordPress y WooCommerce y complementada con funcionalidades personalizadas.

La plataforma se estructuró alrededor de tres perfiles principales: organizadores, proveedores y compradores.

Cada uno tenía unas necesidades diferentes y, por tanto, una experiencia específica dentro del ecosistema.

Una herramienta para los organizadores

Para quienes organizaban los eventos desarrollamos un sistema que les permitía gestionar sus propias actividades desde un panel de administración.

Desde ahí podían dar de alta un evento, seleccionar su tipología, establecer las plazas disponibles, definir las comisiones y adjuntar la programación.

Pero además quisimos que la plataforma entendiese las particularidades de cada tipo de evento.

Por eso desarrollamos una lógica específica para diferenciar entre espectáculos y otros, festivales, festivales y comidas o comidas.

Esta clasificación permitía que el sistema adaptase automáticamente el proceso de compra en función de las características del evento.

Un espacio para los proveedores

También creamos un área específica para los profesionales y empresas que trabajan alrededor de las fiestas.

Espectáculos, orquestas, actividades infantiles, catering y otros servicios podían contar con su propio perfil dentro de Betifest.

Para organizar toda esta oferta desarrollamos un sistema personalizado de categorías y subcategorías que facilitaba la búsqueda y permitía conectar las necesidades de los organizadores con los servicios disponibles.

De esta forma, Betifest no se limitó a gestionar eventos: también se convirtió en un punto de conexión entre organizadores y proveedores.

Una experiencia sencilla para los asistentes

En el lado del usuario final centramos nuestros esfuerzos en simplificar al máximo el proceso.

La persona podía consultar los eventos, revisar la programación y horarios y realizar la compra de sus entradas directamente desde la plataforma.

En los eventos que incluían comida, incorporamos además un sistema de nominación de asistentes. Cada comprador debía identificar a las personas que acudirían y seleccionar para cada una su opción gastronómica, como carne o pescado.

Así conseguimos digitalizar un proceso que habitualmente requiere una gestión manual posterior.

Digitalizamos también las cuadrillas

Una de las particularidades que encontramos en este proyecto fue la importancia de las cuadrillas dentro de las fiestas locales.

Por eso incorporamos un sistema específico que permitía a los organizadores activar la gestión de cuadrillas y disponer de un listado previamente configurado.

Durante la compra, los usuarios podían vincular sus entradas a una cuadrilla determinada.

Esta información quedaba registrada automáticamente y podía posteriormente utilizarse en los informes de gestión del evento.

De esta manera, una característica propia de la realidad social de las fiestas locales quedó integrada dentro de la experiencia digital.

Del pago a la entrada: automatizamos todo el proceso

Otro de los aspectos fundamentales del proyecto fue conseguir que la compra no terminase simplemente en un pago.

Diseñamos el flujo para que, una vez completada la operación, el sistema generase automáticamente un código QR individual para cada entrada nominada.

El usuario recibía estos códigos por correo electrónico junto con un PDF descargable que podía utilizar en el acceso al evento.

Esto permitía conectar digitalmente todo el recorrido del usuario:

descubrir el evento → consultar la información → comprar → identificar asistentes → recibir las entradas → acceder al recinto.

Además, integramos el TPV Virtual de Banco Sabadell mediante Redsys, teniendo en cuenta también configuraciones previas o alternativas como Monei y Bizum.

La propuesta diseñada: hacer sencilla una plataforma compleja

Uno de nuestros principales retos fue trasladar toda esta complejidad funcional a una interfaz que resultase sencilla.

Desde La Barba trabajamos la propuesta visual para que cada perfil pudiese entender rápidamente qué podía hacer dentro de Betifest y para que las acciones importantes estuviesen siempre claramente identificadas.

La experiencia responsive tuvo un peso especialmente importante en el proyecto.

Sabíamos que buena parte del uso se produciría desde dispositivos móviles: consultar un programa, comprar una entrada, revisar una reserva o mostrar un código QR en la entrada de un recinto.

Por eso planteamos la experiencia teniendo especialmente en cuenta el entorno móvil, priorizando la jerarquía de la información, la legibilidad y la accesibilidad de las acciones principales.

A nivel visual buscamos también un equilibrio entre dos conceptos que debían convivir dentro de la marca: la cercanía y el carácter festivo de los eventos locales frente a la confianza y la solvencia que debía transmitir una plataforma tecnológica.

No queríamos construir una herramienta fría y corporativa, pero tampoco una interfaz excesivamente informal. El diseño tenía que hablar de fiestas, cultura y comunidad sin perder la sensación de orden y profesionalidad.

Una plataforma pensada para la realidad de los municipios

El resultado fue una plataforma que desarrollamos pensando en algo más que la publicación de eventos.

Creamos un ecosistema capaz de conectar a organizadores, proveedores y asistentes y de automatizar buena parte de los procesos que se producen alrededor de una fiesta.

Desde la creación del evento hasta el control de acceso, pasando por la gestión de plazas, menús, cuadrillas, pagos y entradas digitales, cada funcionalidad respondía a una necesidad concreta que detectamos durante el proyecto.

En La Barba nos encargamos de convertir toda esa complejidad en una experiencia digital clara y accesible.

Con Betifest ayudamos a llevar la gestión de las fiestas locales al entorno digital, creando una plataforma que conectó organización, servicios y participación en un único espacio.